Выбираем корпоративный мессенджер

Выбираем корпоративный мессенджер

Кто-то мечтает о переходе на удаленную работу, а для кого-то она становится вынужденной мерой из-за непредвиденных обстоятельств вроде нынешней самоизоляции. В таких условиях особую важность приобретают: самодисциплина, грамотное планирование рабочего дня, управление задачами и контроль их исполнения, налаживание коммуникаций и взаимодействия внутри команды. Большинство компаний от малого до крупного бизнеса сталкивается с проблемой выбора ‒ какой корпоративный мессенджер будет для них максимально удобен и экономически оправдан?

Повсеместное внедрение систем мгновенного обмена сообщениями позволяет легко организовать эффективное общение и взаимодействие между работниками, создать полноценную коммуникационную платформу для географически распределенных команд. Коллективы, впервые опробовавшие профессиональный мессенджер, искренне удивляются, насколько оперативной может быть коммуникация, и насколько полезной бывает её избыточность в хорошем смысле.

Итак, какие же бывают мессенджеры, и какой из них выбрать для компании, чтобы удовлетворил руководство и персонал своим функционалом, удобством и стоимостью.

Классификация мессенджеров

В зависимости от назначения и целевой аудитории выделяют две группы мессенджеров:

  • для личного общения или публичные, бытовые. Это привычные для всех WhatsApp, Viber, Skype, Telegram, Twitter, Facebook Messenger, Instagram Direct и т.п.;
  • для офисной/удаленной работы команд или корпоративные.

Почему публичные мессенджеры не подходят для удаленной работы:

  • крайне неудобно использовать один и тот же мессенджер для личного и рабочего общения. Частная переписка смешивается с корпоративной и оказывает дестабилизирующее воздействие на рабочий процесс;
  • неудобное структурирование информации, отсутствие гибких настроек администрирования и управления пользователями (разграничение прав доступа, присвоение ролей, централизованное управление аккаунтами и историей сообщений, многоуровневая иерархия ‒ создание тематических групп, чатов/каналов, ветвей обсуждения/тредов к сообщениям);
  • отсутствие групповых аудио- и видеозвонков с возможностью демонстрации экрана;
  • низкий уровень информационной безопасности.

Справедливости ради стоит сказать, что из бытовых мессенджеров для работы небольших команд может подойти Telegram. Однако, при всех своих преимуществах, он имеет существенные недостатки. К примеру, каждый аккаунт привязан к номеру телефона, и если последний утерян или появился дополнительный, то придется создавать новый аккаунт. При этом в программе отсутствует синхронизация и перенос данных.

Основные критерии выбора

Выбирая корпоративный мессенджер, чаще всего обращают внимание на следующие параметры:

  • Открытость/закрытость ПО;
  • Гибкое администрирование;
  • Наличие приложения/клиента для всех ОС;
  • Интуитивно понятный интерфейс;
  • Привлекательность дизайна;
  • Высокая скорость общения;
  • Выполнение групповых аудио- и видеозвонков, конференций и презентаций;
  • Возможность подключения чат-ботов, улучшающих функциональность;
  • Интеграция с Active Directory (желательно для команд от 100 человек) и другими инструментами для удаленной работы;
  • Выполнение глобального поиска;
  • Стоимость подписки и возможности бесплатной версии.

Классический процесс подбора включает два этапа:

  1. Определяется формальное соответствие мессенджера заявленным критериям и наличие критически важных функций.
  2. Проводится практическое тестирование платформы, и после анализа обратной связи выбирается наиболее подходящее решение.

Популярные корпоративные мессенджеры

Сегодня рынок предлагает десятки бизнес-мессенджеров с разным функционалом, интеграционными возможностями и ценовой политикой. Из всего многообразия потребители стремятся выбрать вариант с оптимальным соотношением цены и качества. Однако не существует таких программ, которые удовлетворяли бы всех на 100%. Некоторые требования к мессенджеру, имеющие принципиальную важность для одних компаний, могут быть второстепенными для других. Предлагаем ознакомиться с продуктами, которыми успешно пользуется подавляющее большинство организаций и удаленных команд по всему миру.

Slack

https://slack.com/

Пожалуй, самый распространенный корпоративный мессенджер. Является оптимальным софтом не только для рабочего общения, но и для создания полноценной коммуникационной платформы для удаленных команд. Его часто выбирают компании до 100 человек с горизонтальной структурой и проектным подходом к работе. Для более крупных организаций платная версия с ее ежемесячными платежами за каждого пользователя ‒ достаточно дорогое удовольствие.

slack

Плюсы:

  • Простота и удобство пользования;
  • Глобальный поиск и расширенные поисковые модификаторы;
  • Отправка групповых уведомлений с тегами @everyone, @channel, @here;
  • Режим отключения уведомлений (Do Not Disturb);
  • Создание ветвей обсуждения (thread) под сообщениями;
  • Две полезные кнопки для контроля информационного потока: All Unreads (аккумулирует все непрочитанные сообщения) и All Threads (все комментарии из тредов, в которых участвует сотрудник);
  • Напоминания о важных сообщениях и событиях;
  • Возможность форматирования текста, цитирования коллег, обозначения открытых сообщений как непрочитанных, проведения опросов/голосований с вариантами ответов и подсчетом голосов;
  • Демонстрация экрана и предоставление доступа к нему;
  • Отличные интеграционные возможности ‒ совместимость с Trello, Microsoft To Do, Asana, JIRA, Todoist, Google Docs, DropBox, InVision, Zeplin, Sketchboard и другими сервисами;
  • Отзывчивая техподдержка и оперативное устранение багов по запросам пользователей.

Минусы:

  • В бесплатной версии хранится не более 10 тыс. сообщений;
  • Администрирование возможно только в веб-браузере;
  • Десктопное/мобильное приложение не отличается производительностью;
  • Групповые аудио/видеозвонки и конференции доступны только на платном тарифе;
  • Отсутствие русификации.

Microsoft Teams

https://teams.microsoft.com/

Многофункциональный кроссплатформенный мессенджер для корпоративного общения и совместного решения задач. Был разработан в качестве главного конкурента Slack. Входит в платный пакет Microsoft 365 и с недавнего времени имеет бесплатную версию. Доступен на платформах: Windows, Linux, macOS, iOS, Android, Web.

Microsoft Teams

Плюсы:

  • Интеграция с Microsoft 365 и совместная работа с Outlook, Word, Excel, PowerPoint, PowerBI, Access, Exchange, Active Directory, OneDrive, OneNote, SharePoint, Trello, Skype, Zoom, календарями, чат-ботами и другими приложениями (более 250);
  • Есть база знаний (Wiki) ‒ удобное решение для создания хранилища документов и совместной работы с ним;
  • Гибкие настройки уведомлений;
  • Отлично реализованы аудио- и видеосообщения;
  • Поддерживаются веб-конференции и совместный доступ к экрану;
  • Обмен и совместное редактирование файлов;
  • Регулярно выходят обновления и дорабатываются мелкие детали.

Минусы:

  • Сложный процесс регистрации;
  • Не интуитивный интерфейс;
  • Один администратор и скудный базовый функционал в бесплатной версии;
  • Чересчур гибкое форматирование текста сообщений.

Rocket.Chat

https://rocket.chat/

Открытый и бесплатный продукт, однозначно заслуживающий внимания. Разместив этот корпоративный мессенджер на своем сервере, можно адаптировать его под свои нужды, самостоятельно исправлять баги, участвовать в разработке open-source проекта и следить за его развитием. Есть мобильное, десктопное и веб-приложение. Поддерживаются ОС: Windows, Linux, macOS, iOS, Android.

Rocket.Chat

Плюсы:

  • Доступность аудио- и видеоконференций в бесплатной версии;
  • Хранение неограниченного количества сообщений;
  • Создание ветвей обсуждения под сообщениями;
  • Напоминания о важных сообщениях и событиях;
  • Возможность развертывания на своем сервере или в облаке поставщика услуг;
  • Сквозное шифрование (End-to-End Encryption, E2EE) для текстовых чатов;
  • Двухфакторная аутентификация (2FA) и технология единого входа (SSO);
  • Синхронизация с Active Directory и интеграция с множеством сервисов;
  • Неограниченное количество пользователей, гостей, каналов, сообщений, файловых загрузок и поисковых запросов;
  • Непрерывное улучшение функционала и работа над ошибками.

Минусы:

  • Сложные настройки администрирования;
  • Отсутствие глобального поиска;
  • Отсутствие инструментов работы со списком контактов;
  • Слабое мобильное приложение;
  • Периодические ошибки в работе.

Discord

https://discordapp.com/

Эта бесплатная программа изначально создавалась как удобный способ текстового, голосового и визуального общения геймерских команд, играющих в сетевые игры. Сейчас ее широко используют на старте бизнеса, а также небольшие компании, желающие сэкономить денежные средства. Параллельно существуют два варианта: обычный (с урезанным функционалом) и серверный (с широкими возможностями). Сервис доступен на платформах: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Web.

Discord

Плюсы:

  • Интуитивно понятный интерфейс;
  • Очень гибкие настройки;
  • Удобное структурирование каналов и ролей;
  • Хорошее мобильное приложение;
  • Качественные аудио/видеозвонки;
  • Автоматизированный аудит действий пользователей на сервере;
  • Возможность добавления чат-ботов;
  • Функция закрепления одного или нескольких сообщений;
  • Отправка групповых уведомлений с тегами @everyone, @here;
  • Возможность демонстрации экрана (требует установки приложения);
  • Множество фильтров для глобального поиска.

Минусы:

  • Нельзя записывать аудио/видео;
  • Нельзя цитировать изображения в чате;
  • Сквозное шифрование только для аудио- и видеосвязи;
  • В бесплатной версии поддерживается отправка файлов размером до 8 Мб (с платной подпиской ‒ до 50/100 Мб), показ видео и экрана с разрешением 720p;
  • В обычном варианте групповой чат ограничен 10 участниками;
  • Интеграция только с сервисами для стриминга и социальными сетями.

Google Hangouts

https://hangouts.google.com/

Корпоративная платформа, предоставляющая место для общения и совместной работы в командах. Входит в платный пакет бизнес-приложений G Suite и представляет собой два сервиса: Chat ‒ для мгновенного обмена текстовыми и голосовыми сообщениями в групповых чатах (до 150 участников) и Meet ‒ для групповых видеоконференций (в зависимости от тарифа ‒ до 100/150/250 участников). Есть пробный период (14 дней) и бесплатная версия. Доступен на платформах: Windows, macOS, Android, iOS, Web.

Google Hangouts

Плюсы:

  • Лаконичный и простой интерфейс;
  • При наличии аккаунта Google не требует дополнительной регистрации;
  • Синхронизация истории чатов и видеозвонков между всеми устройствами;
  • Интеграция с Google Docs, Google Drive, Google Voice, Google+, Gmail, Календарем, Skype;
  • Доступно расширение Remote Desktop ‒ удаленное подключение к устройствам;
  • Пользователям помогают более 25 умных ботов, отвечающих, например, за работу с документами и расписание;
  • В групповых чатах видно, до какого места прочитал переписку каждый пользователь;
  • Есть функция «Не беспокоить»;
  • Отличное качество видеосвязи;
  • Возможностью демонстрации экрана;
  • Шифрование и запись видеоконференций (на некоторых платных тарифах);
  • Множество бесплатных плагинов, расширяющих возможности мессенджера.

Минусы:

  • Не предусмотрено прямое удаление пользователя из чата (приходится удалять весь канал и создавать новый без него);
  • Ограничение бесплатной версии ‒ до 10 участников в видеовстрече;
  • Низкий уровень безопасности и конфиденциальности информации.

Zulip

https://zulipchat.com/

Неплохая альтернатива Slack или Microsoft Teams с похожей функциональностью. Изначально был разработан и длительное время использовался компанией Dropbox Inc. как основное средство корпоративного взаимодействия. После открытия разработчиками исходного кода этим кроссплатформенным продуктом могут пользоваться все желающие. Есть бесплатная и платные версии. Доступен на Windows, macOS, Linux, iOS, Android.

Zulip

Плюсы:

  • Лаконичный и понятный интерфейс;
  • Сервисом можно пользоваться с любого устройства или установить на свой сервер и организовать внутреннюю систему коммуникации;
  • Удобная структура каналов, каждый из которых может содержать несколько подтем;
  • Можно участвовать в важных разговорах, игнорируя несущественные;
  • Продвинутая система настройки уведомлений;
  • В сообщениях применяется синтаксис Markdown, доступно простое форматирование текста, вставка изображений, видео, фрагментов кода, твитов и смайликов;
  • Пересылка сообщений из электронной почты сразу в конференцию;
  • Более 100 собственных интеграций;
  • Грамотная документация для пользователей, администраторов и разработчиков.

Минусы:

  • В бесплатной версии поиск только по 10 000 последних сообщений, объём внутреннего хранилища файлов ‒ 5 Гб;
  • Плохая русификация;
  • Некоторые функции не очевидны и не совсем понятны.

Mattermost

https://mattermost.com/

Гибкая платформа обмена сообщениями с открытым исходным кодом и автономным размещением в целях обеспечения безопасного взаимодействия. Мессенджером можно пользоваться на любом устройстве (ОС: Windows, Linux, macOS, iOS, Android) или в веб-браузере.

Mattermost

Плюсы:

  • Быстрота настройки, приятный дизайн, удобство и простота пользования;
  • Голос, видео, общий доступ к файлам и экрану;
  • Эмодзи и Markdown-форматирование текста;
  • Эффективный поиск;
  • Режим «Не беспокоить»;
  • Подключение ботов для автоматизации некоторых процессов;
  • Более 700 существующих интеграций с использованием Zapier;
  • Поддержка популярных инструментов DevOps;
  • Высокая доступность и масштабируемость сервиса;
  • Совместимость с гибридными архитектурами, возможность развертывания как в публичных, так и в частных облаках;
  • Высокий уровень конфиденциальности и контроля данных;
  • Централизованное управление учетными записями и хранение истории;
  • Грамотная документация.

Минусы:

  • Нет возможности структурировать список пользователей;
  • Управление правами доступно только на тарифе Enterprise, в бесплатной версии любой пользователь может удалить любой чат;
  • Нет подтверждения прочтения сообщения;
  • Слабое мобильное приложение;
  • Интеграция с ActiveDirectory или другим LDAP-сервером только на платном тарифе.

MyChat

https://nsoft-s.com/aboutmychat.html

Защищенный клиент-серверный мессенджер, идеально подходящий для мгновенной передачи сообщений и файлов в корпоративных/локальных сетях. Отлично реализованы нативные клиенты для ПК и смартфона (Windows, Linux, macOS, Android).

MyChat

Плюсы:

  • Гибкое администрирование пользователей;
  • Создание древовидного списка контактов;
  • Удобные настройки групповых уведомлений с подтверждением прочтения;
  • Контроль задач и поручений в виде доски Kanban;
  • Отображение статуса присутствия сотрудников;
  • SSL-шифрование данных;
  • Web-чат для общения с клиентами;
  • Аудио- и видеоканалы, обмен и совместный доступ к файлам;
  • Создание/удаление пользователями или администраторами открытых и закрытых конференций. Администраторам доступно создание встреч, которые их участники не могут покинуть/удалить;
  • Интеграция с Active Directory, Telegram;
  • Удобная для поиска история сообщений;
  • Документация включает обзоры, видео, рекомендации и кейсы;
  • Проект постоянно развивается, обновляется функционал.

Минусы:

  • Сервер возможен только на платформе Windows;
  • Достаточно старомодный дизайн;
  • Бесплатный вариант с ограничениями рассчитан на 20 пользователей;
  • Конференция автоматически закрывается, если из нее вышли все участники, и она не была создана администратором.

Наряду с вышеописанными право на существование имеют такие корпоративные мессенджеры, как MyTeam, Twist, Stride, Flock, Яндекс.Чаты и другие, но мы их пока не тестировали и не внедряли.

Как избежать распространенных ошибок внедрения

  1. Необходимо четко договориться с командой: в каких случаях используется мессенджер (например, для всей внутренней переписки), а в каких ‒ электронная почта (для внешней переписки или когда в ней участвуют контрагенты).
  2. Сразу начинать использовать многоуровневую структуру «канал‒тред‒комментарии», чтобы избежать информационного бардака в чатах.
  3. Не подменять мессенджером программу для управления проектами (Trello, JIRA, Asana, Basecamp и т.д.), если таковая имеется. Иначе нарушится принцип прозрачности бизнес-процессов, и часть сотрудников будут не курсе происходящего.
  4. Максимально использовать преимущества открытых обсуждений и опросов в процессе решения задач. Ознакомление с историей тематических каналов позволит новичкам быстрее адаптироваться в команде.
  5. При большом количестве чатов будет не лишним создать ментальную карту со структурой каналов.
  6. Поручить профессионалам внедрение и настройку мессенджера, а также оказание консультационной поддержки сотрудникам.

Заключение

Какой бы подробной ни была эта подборка, личный опыт является лучшей основой для принятия решений. Вы не можете быть полностью уверенными, что вам подойдет Slack, MyChat или Discord, пока не обкатаете их в рабочих условиях. Например, мы стараемся тестировать всё, что вызывает профессиональный интерес, почему и располагаем сегодня эффективным набором инструментов.

Рынок корпоративных мессенджеров настолько обширен, что любая компания или удаленная команда сможет подобрать удобный продукт, максимально соответствующий специфике бизнеса. Не может не радовать, что внедрение многих из них обходится абсолютно бесплатно либо требует минимальных затрат. Опять же, некоторые сервисы можно разместить на своем сервере, если в компании есть серверное оборудование и штат специалистов.

Вместе с тем мониторинг всех обновлений существующих мессенджеров, касающихся их функционала, тарифов и политики безопасности, является весьма трудоемкой задачей, которую можно решить с помощью профессионального агрегатора. Наша команда готова подобрать удобный корпоративный мессенджер и настроить все инструменты конкретно под ваш бизнес.

Бесплатная консультация

У Вас появились вопросы? Звоните! Мы обязательно вам поможем

Статьи по теме