Давно подсчитано, что время продуктивной работы среднестатистического офисного работника не превышает 3 часов в день. Остальные часы тратятся на бесцельный интернет-серфинг, чтение новостей, раздачу лайков в соцсетях, перекуры, чаепития, отвлеченное общение с коллегами и другие дела. И это при том, что за персоналом в офисе наблюдает непосредственное руководство. Что в таком случае можно сказать о фрилансерах и сотрудниках, удаленно работающих из дома? Чтобы избежать срывов дедлайна и прочих неприятностей с работодателями, им приходится мобилизовать свою волю и наладить самоконтроль.

Эффективно бороться с прокрастинацией, отслеживать рабочее время и анализировать личную продуктивность им помогает специализированное программное обеспечение для тайм-трекинга. Как показывает практика, грамотно организованный мониторинг времени позволяет существенно снизить утечку производительности, улучшить концентрацию внимания и максимально сосредоточиться на результате. Популярность упомянутого ПО растет из года в год. Согласно оценкам, сегодня около 80% американских компаний применяют различные системы учета рабочего времени. В России картина несколько иная, но ненамного.

Далее приведем условную классификацию подобных систем.

Классификация сервисов

Программное обеспечение для мониторинга времени, анализа личной продуктивности и эффективности работы команды условно подразделяется на два типа:

1. Системы контроля персонала. Преимущественно нацелены на сбор и анализ максимального объема данных о действиях сотрудников на рабочем месте, выявление и предупреждение нарушений трудовой дисциплины, защиту информации от утечек. Для этого в открытой или скрытой форме применяется: удаленный доступ, онлайн-наблюдение, запись видео с экранов и веб-камер, фиксация действий (отправка сообщений, писем, файлов, открытие приложений, сайтов и т.д.), перехват данных, логирование нажатия клавиш, обработка информации и составление наглядных отчетов для руководства. Инициатором установки таких систем, как правило, является топ-менеджмент, иногда заказчики фриланс-услуг.

Недостатки: большой объем собираемых данных требует повышенной емкости жесткого диска. Установку подобных программ трудовые коллективы часто связывают не с благой целью повысить эффективность работы, а с недоверием руководства и желанием установить тотальный контроль. Это повышает уровень стресса, снижает мотивацию и ухудшает психологический климат в команде.
В целях автоматизации контролирующих функций и обеспечения внутренней безопасности могут дополнительно применяться камеры видеонаблюдения, call-трекинг, GPS-трекинг, системы контроля и управления доступом (СКУД) и DLP-системы.

2. Системы учета рабочего времени (СУРВ, тайм-трекеры). Нацелены на сбор и анализ минимального объема данных о работе за компьютером: включение/выключение ПК, фиксация прогулов, опозданий и перерывов, подсчет времени затраченного на выполнение задач и проектов, мониторинг посещения веб-ресурсов и пользования приложениями. По результатам анализа активность пользователей делится на продуктивную, нейтральную и непродуктивную, составляются отчеты, позволяющие оценить личную продуктивность и эффективность командной работы. Подобный функционал имеется во многих системах первого типа, но не везде реализован на хорошем уровне. Инициаторами установки СУРВ могут быть как руководители/заказчики, так и удаленные сотрудники/фрилансеры.

Недостатки: такие программы не могут определить, чем конкретно занимался работник в открытых приложениях или на посещенных сайтах, поэтому работодателя достаточно легко обмануть, симулируя активность или работая на другого заказчика. Залогом их успешного применения является ответственность, самодисциплина и честность работника, прежде всего, по отношению к себе и своим коллегам.

Польза от сервисов по учету рабочего времени

Программное обеспечение для мониторинга рабочего времени позволяет работодателям, службе безопасности и техподдержке, в части касающейся:

• получать представление о трудовой активности наемных работников и их фактической занятости в течение рабочего дня;
• проводить анализ действий сотрудников и выявлять тех, кто умышленно или по неосторожности причиняет вред компании;
• сократить время, затрачиваемое на восстановление утерянных данных и устранение технических проблем за счет анализа деятельности персонала до их возникновения.

Фрилансеры и сотрудники на удалёнке получают следующие преимущества:

• Логирование времени позволяет придерживаться рабочего графика и дает ощущение удовлетворенности своим трудом. Без надлежащего учета можно легко погрязнуть в переработках или срывах дедлайна;
• Готовность использовать тайм-трекер повышает кредит доверия со стороны работодателя, что особенно ценно на этапе знакомства;
• Трекер позволяет продемонстрировать трудоемкость тех или иных задач/проектов, так как заказчики не всегда верно ее оценивают. Также он помогает выявить «обезжиренные» проекты, требующие много внимания, но приносящие мало денег, чтобы оптимизировать их выполнение в дальнейшем;
• Учет рабочего времени необходим, чтобы давать точные оценки вместо прикидок, что свидетельствует об уровне профессионализма. К примеру, если на решение задачи затрачено 50 часов, то при появлении похожих уже не нужно «тыкать пальцем в потолок».

Возможно, многие фрилансеры возразят: «О каком кредите доверия может идти речь, если программа ведет видеонаблюдение, скринит экран и применяет кейлогер?». Что ж, за работником всегда остается право выбора. Если ПО ваше, можно расшарить только отчеты по использованию времени, данные о запуске программ и посещении сайтов. Если заказчик настаивает на администрируемой им системе контроля и учета, то не стоит ставить ее на личный компьютер.

Сомневающиеся в пользе тайм-трекеров, особенно разработчики, приводят такой довод: «Программа фактически регистрирует время набора кода, но не учитывает трудоемкий процесс его рождения.

Другими словами, трекер ставится на «пальцы», а не на «мозги». Контрдовод прост: временные пропуски регистрируемой активности следует заполнять вручную, называя их своими именами: «перерыв на обед», «поиск решения проблемы», «консультация с коллегами» и так далее. Заказчик должен понимать эти моменты, иначе конфликтов избежать не получится.
Учитывая, что целевая аудитория нашего обзора ‒ фрилансеры, удаленные сотрудники и команды, далее упор делается на подходящие для их работы инструменты: критерии выбора, популярные образцы, их преимущества и недостатки.

Основные критерии выбора

Выбирая тайм-трекер, пользователи обращают внимание на следующие параметры:

1. Простота установки и удобство пользования.

2. Наличие необходимого функционала:

• временные метки;
• данные о посещенных сайтах и запущенных программах;
• создание скриншотов и видеозапись экрана;
• аналитика и формирование отчетов;
• настройка прав доступа и уведомлений;
• максимальное число пользователей;
• подсчёт заработной платы.

3. Кроссплатформенность ПО (Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Web).

4. Возможности бесплатной версии и стоимость лицензии.

5. Место развертывания: ПК, сервер, облако.

6. Наличие положительных отзывов.

Time Doctor

Мощный кроссплатформенный сервис по учету рабочего времени с расширенным функционалом. Он станет полезным инструментом для профессионалов, нацеленных на улучшение личного тайм-менеджмента и увеличение продуктивности, а также поможет осветить вклад каждого сотрудника в командную работу. Программа привлекает простотой настройки, интуитивно понятным интерфейсом и превосходными интеграционными возможностями.

Функционал:

• Фиксация продуктивного и непродуктивного времени посредством таймера;
• Мониторинг посещения сайтов и запуска приложений;
• Автоматизированное создание скриншотов;
• Формирование подробных отчетов с указанием временных затрат на задачи/проекты, постороннюю деятельность;
• Отслеживание развития проектов;
• Настройка прав доступа с присвоением ролей;
• Предупреждения об отвлечении внимания;
• Настройка напоминаний и всплывающих окон;
• Мультивалютный расчет заработной платы, работа с платежными системами Paypal, Payoneer, TransferWise;
• API для взаимодействия с другими сервисами;
• Виртуальный помощник и живая поддержка клиентов;
• Более 30 интеграций, включая сервисы Trello, Slack, Todoist, Basecamp, Asana, JIRA, GoogleApps, GitHub, Bitrix24, Teamwork, Zapier;
• GPS-трекинг;
• Неограниченное число пользователей;
• Мобильное приложение для iOS или Android.

Минусы:

• Сравнительная дороговизна продукта;
• Сложная процедура отписки от платной услуги.

Стоимость: 9,99$ в месяц (здесь и далее указывается за 1 пользователя). Доступен пробный период на 14 дней и бесплатная версия с урезанным функционалом.

https://www.timedoctor.com/ru/

TMetric

Дружелюбный СУРВ с продуманным интерфейсом и обширными интеграционными возможностями, включая совместимость с инструментами для совместной работы и управления проектами.

Пользуется популярностью среди активных пользователей G Suite, распределенных команд и фрилансеров, ищущих простое решение для мониторинга рабочего времени. Доступен на всех платформах, развертывается в облаке, на сервере или ПК.

Функционал:

• Рабочий день реализован в виде наглядной линейки с временными интервалами и отображением прогресса;
• Предусмотрено редактирование рабочего графика, теги для оперативного создания задач;
• Данные о посещенных сайтах и запущенных программах;
• Подробная аналитика и гибкие отчеты с фильтрами по проектам, задачам, клиентам;
• Аватары для целевых категорий;
• Офлайн-режим;
• Настройки прав доступа и уведомлений;
• Резервное копирование данных;
• Подсчет заработной платы, отслеживание затрат, бюджетирование, выставление счетов;
• Интеграция с Trello, Todoist, Basecamp, Asana, Bitrix24, Teamwork, GoogleApps, Microsoft Office Online, Pivotal Tracker, JIRA, GitHub, GitLab, Redmine, Zapier, ZohoCRM, Bitbucket и другими сервисами;
• Неограниченное число пользователей;

Минусы:

• Бывают непродолжительные подвисания программы;
• Не делает скриншоты;
• Мобильное приложение не мешает доработать.

Стоимость: 5/7$ в месяц на тарифных планах Professional/Business. Доступен пробный период на 30 дней и бесплатный тариф с базовым функционалом и ограничением до 5 ПК.

https://tmetric.com/

Kickidler

Популярная мультиплатформенная система учета рабочего времени и контроля сотрудников с говорящим названием «пендель бездельнику». Программа проста в использовании и акцентирована на онлайн-мониторинг активности пользователей. Комплекс включает 4 компонента: сервер, вьювер (просмотрщик), граббер (агент телеметрии) и веб-интерфейс для настройки. Первые работают в одной системе, а граббер ставится на компьютеры, за которыми ведется наблюдение.

Функционал:

• Учет рабочего времени. Автоматическая фиксация прогулов, опозданий, перекуров, ранних уходов, переработок и т.п.;
• Мониторинг посещения интернет-сайтов и запуска приложений;
• Видеозапись с трансляцией содержимого экрана;
• Оперативное распознавание непродуктивных действий и выявление нарушений;
• Анализ эффективности и отчетность;
• Автоуведомления сотрудников о нарушениях;
• Удаленный доступ и управление;
• Скрытый и открытый режимы работы;
• Есть кейлогер;
• Интерфейс самоконтроля ‒ отображение статистики личной продуктивности, включающей в виде инфографики время продуктивной, непродуктивной, нейтральной и не имеющей категории активности, а также бездействия и другие показатели;
• Неограниченное число пользователей;
• Имеется оффлайн версия;
• Русскоязычная техподдержка.

Минусы:

• Отсутствует облачная и мобильная версия (недостаток обещают устранить в 2020 году);
• Нет интеграции с Active Directory, рабочим календарем и другими сервисами;
• Нет возможности задавать рабочий график;
• Нет API.

Стоимость месяца пользования зависит от срока лицензии: 600/330/275/183 руб. за 1/6/12/36 мес. и 11 000 руб. (бессрочная). Скидки при продлении. Тестовый 7-дневный период без ограничений и бесплатный режим (до 6 ПК).

https://www.kickidler.com/ru/

CrocoTime

Автоматическая система мониторинга рабочего времени, позиционируемая в качестве сервиса для среднего и крупного бизнеса, максимально лояльного к работникам. Она подойдет как для мониторинга работы большого коллектива, так и для личного тайм-менеджмента. Программа отличается легкостью установки, простым и удобным интерфейсом. Рабочая область регулируется выставлением галочек в профиле ‒ лишние колонки можно скрыть, а нужные развернуть. Комплекс состоит из 2 частей: локального или облачного сервера и модулей сбора статистики, устанавливаемых на пользовательские ПК. Все данные обрабатываются в онлайн-режиме.

Предлагаемый функционал:

• Учет отработанного времени. Автоматические табели, регистрация недоработок, переработок, опозданий, прогулов и т.д.;
• Настройка индивидуального графика (рабочее время, сверхурочные часы, ранний уход и т.д.), что удобно для фрилансеров;
• Мониторинг посещения интернет-сайтов и запуска приложений;
• Возможность добавлять рабочие сайты в соответствующие рубрики. В противном случае работа того же SMM-менеджера в Instagram или Facebook будет учитываться как непродуктивная активность в соцсетях;
• Измерение прогресса, личные и командные события;
• Цифровая фотография рабочего дня, статистика по периодам, типам задач, структурным подразделениям и отдельным сотрудникам;
• Анализ и оптимизация бизнес-процессов: выявление эффективных и неважных;
• Доступ к личной статистике для самоконтроля;
• Расчет трудозатрат на выполнение отдельных задач для нормирования труда, дальнейшего планирования и оптимизации загрузки персонала;
• API для взаимодействия с другими сервисами;
• Интеграции с Active Directory, JIRA, Bitrix24, amoCRM, retailCRM, Google Календарь, Microsoft Exchange и другими продуктами;
• Техническая поддержка и регулярные обновления.

Минусы:

• Длительная настройка регламента;
• Не делает скриншоты;
• Отсутствует возможность выставления счетов работодателям за отработанное время.

Стоимость: 250 руб. в месяц для облачной версии. За бессрочную локальную версию цена рассчитывается индивидуально. Доступен пробный период на 14 дней и демонстрационная версия.

https://crocotime.com/ru/

Hubstaff

Удобная система учета рабочего времени с некоторыми функциями для контроля персонала. Ее можно считать аналогом программы Time Doctor. Сервис работает на всех платформах и подойдет компаниям, сотрудничающим с удаленными работниками и фрилансерами.

Функционал:

• Учет отработанного времени, временные метки, удобные табели;
• Данные о посещенных сайтах и запущенных программах;
• Периодическое создание скриншотов;
• Логирование нажатий клавиш;
• Отчёты и аналитика, дэшборды;
• Настройка прав доступа;
• Установка сроков для каждого члена команды;
• Почасовой расчет заработной платы, бюджетирование, выставление счетов, автоплатежи с помощью Paypal, Payoneer, TransferWise, Bitwage, FreshBooks, QuickBooks и других сервисов;
• Встроенный сервис для поиска фрилансеров;
• Функция GPS-трекинга;
• Мощный API;
• Интеграция с Basecamp, Trello, Asana, JIRA, GitHub, GitLab, Teamwork, Active Collab, Breeze, Freshdesk (всего более 30 сервисов);
• Неограниченное число пользователей;
• Мобильное приложение для iOS и Android.

Минусы:

• Сравнительная дороговизна;
• Развертывается только в облаке;
• Сложный интерфейс, нужно время, чтобы научиться пользоваться всем функционалом;
• Бывают проблемы в мобильном приложении;
• Отсутствует функция видеозаписи экрана;
• Нет ограничений доступа по IP-адресу.

Стоимость: 7$ в месяц на тарифе Basic, 10$ и 20$ ‒ на полноценных тарифах Premium и Enterprise. Доступен пробный период на 14 дней и бесплатная версия на 1 ПК с урезанным функционалом.

https://hubstaff.com/

Yaware.TimeTracker

Простой в использовании и достаточно функциональный сервис по учету рабочего времени, работающий на всех платформах. Пользуется широким спросом как у крупного, так и у малого бизнеса, удаленных команд и фрилансеров.

Функционал:

• Учет отработанного времени, временные метки, разные рабочие графики, табели, фиксирование опозданий, прогулов, переработок, недоработок и т.д.;
• Авторегистрация продуктивного, непродуктивного и нейтрального времени посредством таймера, учет офлайн-активности;
• Данные о посещенных сайтах и запущенных программах, блокировка непродуктивных;
• Мониторинг посещения веб-ресурсов для поиска работы;
• Создание скриншотов и снимков веб-камеры;
• Отчёты о динамике работы компании, подразделений и сотрудников;
• Сравнительный анализ статистических показателей, составление рейтингов;
• Доступ к личной статистике;
• Подсказки для повышения продуктивности;
• Настройка прав доступа и уведомлений;
• Импорт списка пользователей;
• Скрытый и открытый режимы работы;
• Интеграция с Bitrix24, JIRA;
• Имеется API;
• Максимальное число пользователей ‒ 500;
• Техподдержка и автоматические обновления.

Минусы:

• Развертывается только в облаке;
• Нет интеграции с Active Directory;
• Нет функций расчета зарплаты и выставления счетов;
• Неудовлетворительная скорость работы в большой сети (от 50 ПК и выше).

Стоимость: 300/450/600 руб. в месяц в зависимости от тарифного плана и набора функций. На годовую подписку скидка 20%. Есть бесплатный тариф с ограничением до 5 ПК и минимальным функционалом.

https://yaware.ru/

RescueTime

Отличный кроссплатформенный тайм-трекер для поиска оптимального баланса между работой и личной жизнью. Поможет справиться с многозадачностью и информационной перегрузкой, отследить и проанализировать ежедневные процессы и привычки, отсеять лишние и сосредоточиться на конечном результате. Развернут в облаке, реализован в виде программы для ПК, мобильного приложения и плагина к браузеру.

Функционал:

• Учет отработанного времени, временные метки, назначение сроков;
• Данные о посещенных сайтах и запущенных программах;
• Степени продуктивности ресурсов (от крайне отвлекающих до максимально продуктивных) с возможностью их переопределения;
• Блокировка сайтов по времени, категориям или чёрному списку;
• Создание скриншотов;
• Отчеты и аналитика, рейтинг отвлекающих моментов;
• Личные планы, события, достижения и показатели, измерение прогресса;
• Настройка прав доступа и уведомлений;
• Интеграция с Zapier, IFTTT, Slack, календарем и другими инструментами;
• Имеется API;
• Неограниченное число пользователей;
• Мобильный клиент дополнительно информирует о продолжительности звонков.

Минусы:

• Достаточно сложный интерфейс на английском языке.

Стоимость: 9$ в месяц на тарифе Premium. Доступен пробный период на 14 дней и бесплатная версия Lite с хорошим функционалом и ограничением до 1 ПК.

https://www.rescuetime.com/

Toggl

Популярный веб-сервис, работающий на всех платформах и используемый как для мониторинга командного времени, так и для самоконтроля. Он подойдет для прозрачной демонстрации работы заказчикам, управления рабочим временем персонала или повышения личной продуктивности.

Функционал:

• Ручной и автоматический учёт рабочего времени;
• Мгновенное создание задач с указанием для каждой проекта и заказчика;
• Доступно выделение цветами проектов/заказчиков;
• Деление коллектива на подразделения и группы;
• Аналитика, дэшборд, гибкие отчеты с фильтрами;
• Экспорт данных в PDF, CSV, XLS;
• Настройка прав доступа и уведомлений;
• Офлайн-режим;
• Таймер Pomodoro;
• Архивирование проектов;
• Выставление счетов;
• Хорошо документированный REST API;
• Более 100 интеграций, включая Trello, Asana, JIRA, Todoist, Google Календарь, Zapier;
• Есть браузерные расширения, мобильное и десктопное приложения, все данные в которых синхронизируются;
• Неограниченное число пользователей.

Минусы:

• Интерфейс только на английском языке.

Стоимость: 9/18$ в месяц на тарифных планах Starter/Premium и договорная цена ‒ на Enterprise. Бесплатный тариф Free ограничен 5 ПК и привлекает достаточно хорошим функционалом.

https://toggl.com/

Заключение

В заключение стоит сказать, что на российском рынке присутствует большое количество сервисов по контролю над сотрудниками и учету рабочего времени. Сравнить все между собой – задача почти невыполнимая.

Практически любую СУРВ можно обойти или обмануть, а значит нельзя полностью полагаться на предоставляемые ею сведения. Кроме того, в большинстве случаев настолько детальный анализ данных не имеет практического смысла. В некоторых ситуациях тайный сбор личной информации с помощью встроенных инструментов может противоречить морально-этическим и законодательным нормам.

В любом случае рекомендуем ответственно подойти к выбору системы учета рабочего времени. При общей схожести, каждая из них обладает уникальными функциями, которые для разных пользователей могут быть как плюсами, так и минусами. Если имеете положительный опыт использования подобного ПО, поделитесь вашими впечатлениями в комментариях.