В процессе развития многие компании сталкиваются с распространенной проблемой роста, когда бизнес-проекты усложняются, увеличивается их число, коммуникации внутри команд требуют модернизации и перестроения, а удерживать в голове огромный объем информации становится вовсе невозможно. Согласно мнению экспертов, немалая часть проектов погибает из-за размытых целей, отсутствия планирования, неправильной постановки задач, плохого контроля за выполнением и недостаточно развитых коммуникаций.

Успешно преодолеть эти проблемы помогают онлайн-сервисы для project-менеджмента. Они дают возможность руководителям компаний и удаленных команд выявить препятствия, снижающие эффективность труда, принять своевременные меры по их устранению и оптимизировать рабочие процессы. Но какую систему выбрать, если на рынке их великое множество, и практически каждая называет себя «лучшим сервисом, способным воплотить смелые идеи и реализовать любые проекты»? От разнообразия сравнительно старых платформ буквально разбегаются глаза, а новые появляются, словно грибы после дождя. При этом они постоянно обновляются, изменяясь в лучшую или худшую сторону, и уследить за всеми крайне сложно.
Если подходить к вопросу объективно, то придется разочаровать желающих найти идеальный сервис, ‒ таких просто не существует. У любой компании, команды и человека свои представления об «идеальности» того или иного инструмента. Вместе с тем есть ряд ключевых параметров, на которые следует обратить внимание, чтобы не запутаться при поиске.

Основные критерии выбора

1. Постановка задач и контроль сроков

Система управления проектами невозможна без создания тасков, назначения ответственных, установления дедлайнов и контроля их соблюдения. Эти первоочередные функции позволяют сотрудникам видеть личный и общий фронт работ, а руководителям мониторить объемы и ход реализации проекта. Именно на этом, а не на хваленой многозадачности, базируется нормальная командная работа.

2. Совместная работа над документами

Другим важным требованием является наличие облачного или возможность создания локального хранилища. У пользователей сервиса должен быть оперативный доступ к актуальным данным, последним версиям файлов и обновленным инструментам в режиме реального времени.

3. Управление коммуникациями

Немаловажное значение в работе над проектами имеют внутрикомандные дискуссии и обмен мнениями. Поэтому растет число офисов в openspace-формате, а работу удаленных команд уже невозможно представить без корпоративных мессенджеров и групповых чатов. Для топового сервиса крайне важно, чтобы общение и переписка между участниками велись системно, с логичным делением по темам. История обсуждений должна надлежащим образом «бэкапиться», чтобы не приходилось лихорадочно искать детали проекта в нескольких мессенджерах и почтовых ящиках.

Далее предлагаем ознакомиться с наиболее популярными платформами, имеющими обширную аудиторию, регулярно выпускающими обновления, заинтересованными в новых клиентах и заслуживающими доверие.

JIRA

Мощная веб-система для project-менеджмента, организации совместной работы и взаимодействия с клиентами (CRM) в компаниях и командах любого размера. Благодаря различным инструментальным панелям и надстройкам, а также отличным интеграционным возможностям, ее может адаптировать под себя каждый пользователь. Однако наибольшую популярностью JIRA завоевала среди IT-команд, разработчиков и тестировщиков ПО, руководителей, ведущих программные проекты. Если вам близки гибкие Agile-методологии разработки, фреймворки Scrum и Kanban, этот сервис приятно удивит своим функционалом.

Возможности:

• Управление проектами в онлайн-режиме, в том числе с помощью эджайл-инструментов (вехи, бэклоги, спринты, дорожные карты, канбан-доски, тайм-трекинг, диаграммы Ганта и сгорания задач);
• Определение приоритетных целей, постановка и делегирование задач, контроль выполнения, комментарии, обновление статуса, отслеживание прогресса в процентах;
• Мониторинг выявленных пользователями багов и их оперативное устранение;
• Прозрачность рабочих процессов для членов команды;
• Планирование и контроль эффективности;
• Глубокая аналитика, расписания, отчеты;
• Гибкие фильтры для поиска;
• Настройка прав доступа и уведомлений;
• Мгновенный обмен сообщениями, письмами, файлами, совместная работа над документами и проблемами, консультации с коллегами;
• Шифрование данных при передаче и хранении;
• Открытое API, интеграция с продуктами Altassian, Active Directory, Битрикс24, Microsoft Teams, Bitbucket, GitHub, Slack, TMetric, InVision, Zendesk и другими (более 300 программ);
• Доступные платформы: Web, Android, iOS, Windows Phone;
• Развертывание: сервер или облако (объем: 10 ГБ);
• Простое и удобное мобильное приложение.

Недостатки:

• Не самый дружественный интерфейс, достаточно сложная настройка и обслуживание;
• Программа иногда тормозит и подвисает;
• Сравнительная дороговизна.

Стоимость зависит от количества пользователей и локализации системы. Облачные тарифы: Standard (11-100 юзеров) ‒ 7$ чел./мес., Premium (1-100 юзеров) ‒ 14$ чел./мес. Для локальной версии ‒ договорные цены. Для команд от 100 человек предлагаются скидки. Доступен пробный период на 7 дней и бесплатный базовый тариф (до 10 пользователей).

https://www.atlassian.com/ru/software/jira

Trello

Еще один популярный продукт от Atlassian. Легковесный и простой в использовании облачный сервис для совместной работы, онлайн-управления проектами и отслеживания выполнения задач. Имеет более широкую целевую аудиторию, поскольку предлагает любой вид ведения проектов ‒ от разработки ПО до организации путешествий и маркетинговых кампаний, применяет различные информационные панели, списки и карточки задач, привлекает широкими возможностями по интеграции и аккумулированию опыта в рамках конкретных работ. Подойдет для индивидуального использования, небольших/средних команд и не очень сложных проектов.

Возможности:

• Упорядочивание проектов и раставление приоритетов с помощью удобного инструментария;
• Легкое и удобное построение потока задач (workflow), разделение их на запланированные, текущие и выполненные;
• Возможность добавлять подзадачи, комментарии, ссылки и файлы, задавать дедлайны, назначать текстовые и цветовые метки, создавать приватную доску;
• Параллельный просмотр нескольких проектов, отслеживание прогресса;
• Коллекции командных досок и готовые шаблоны (сценарии);
• Встроенная автоматизация повседневных процессов с помощью решения Butler (быстрые клавиши, триггеры, настраиваемые последовательности);
• Мгновенный обмен сообщениями и файлами, совместная работа над документами;
• Поиск и фильтры;
• Настройка прав доступа и уведомлений;
• Интеграция со Slack, GitHub, Dropbox, Google Диск, Google Календарь, Gmail, Hangouts, InVision, Time Doctor, TMetric, Toggl, Zendesk, Zapier (всего более 100 сервисов);
• Двухфакторная аутентификация;
• Есть браузерное расширение и мобильные приложения для Android и iOS;
• Синхронизация данных на всех устройствах;
• Русскоязычный интерфейс.

Недостатки:

• Нет управления возникающими ошибками;
• Не очень удобен для коммуникаций с коллегами и файлообмена;
• Отсутствует логирование времени (решается с помощью совместимых тайм-трекеров);
• Текст форматируется только через спецсимволы;
• Нет управленческой отчетности и графиков;
• В бесплатной версии всего 1 интеграция/улучшение на одну доску;
• Нет базы знаний (Wiki);
• При большом количестве карточек (200 и выше) может тормозить.

Стоимость: 9,99$ чел./мес. (тариф Business Class), 20,83$ чел./мес. (Enterprise, до 100 юзеров, с увеличением цена снижается). Доступен пробный период, а также бесплатный тариф с неплохим функционалом и неограниченным числом пользователей.

https://trello.com/

Asana

Популярная облачная платформа, представляющая собой систему инструментов, заменяющих почти любое приложение по онлайн-управлению проектами/задачами, совместной работе, организации взаимоотношений с клиентами и многое другое. Занимает рыночную нишу между двумя первыми программами ‒ всемогущей JIRA и более простой Trello.

Возможности:

• Одновременное отслеживание развития нескольких проектов с высокой степенью детализации;
• Постановка и координирование задач, определение приоритетов и ответственных, оценка загруженности участников;
• Task-перечень с разбивкой на сегодня/ближайшее/отдаленное время независимо от текущей даты;
• Планирование, временная шкала, шаблоны проектов, agile-инструменты, рекуррентные задачи, группирование по секциям, создание подзадач;
• Синхронизация и возможность закрепления идентичных задач за разными проектами/командами;
• Назначение дедлайнов, тайм-менеджмент;
• Автоматизация рутинных бизнес-процессов;
• Аналитика, дэшборды, отчеты;
• Расширенный поиск и фильтры;
• Экспорт данных в CSV и JSON;
• Настройка прав доступа и уведомлений;
• Интеграция с JIRA, GitHub, Phabricator, Slack, Dropbox, Google Drive, Google Календарь, Hubstaff, Zapier и другими программами;
• Неограниченный объем облачного хранилища;
• Удобное мобильное приложение (iOS, Android).

Недостатки:

• Сравнительная дороговизна;
• Интерфейс на английском языке и сложная терминология;
• Иногда медленно работает;
• Отсутствует Wiki.

Стоимость: 13,49$ чел./мес. (план Premium), 30,49$ чел./мес. (Business), договорная цена (Enterprise). При оплате за год действует скидка 20%. Доступен пробный период, а также бесплатный базовый тариф (до 15 пользователей).

https://asana.com/

Битрикс24

Мощный кроссплатформенный SaaS-сервис для управления бизнесом в режиме «одного окна», разработанный российской компанией. Программный комплекс включает следующие функциональные компоненты: project-менеджмент, совместная работа, CRM-маркетинг, многоканальный контакт-центр, корпоративный online-портал, конструктор универсальных сайтов, лендингов и интернет-магазинов.

Возможности:

• Неограниченное число проектов и задач;
• Планирование, шаблоны проектов, канбан-доски, чек-листы, подзадачи, комментарии;
• Назначение сроков, учет времени, отслеживание прогресса, напоминания;
• Наблюдатели и соисполнители, делегирование задач;
• Сквозная аналитика, дэшборд, расчет эффективности, диаграмма Ганта;
• Встроенный мессенджер с открытыми/приватными групповыми чатами, ботами, голосовыми и видеозвонками;
• Онлайн-редактирование документов;
• Оценка и учёт затрат;
• Экспорт/импорт контактов;
• Администрирование данных и прав доступа, многофакторная авторизация;
• Автоматизация регулярных бизнес-процессов;
• Расширенный поиск с фильтрами;
• База знаний;
• Интеграция с 1С, JIRA, Slack, Microsoft 365, G Suite, Dropbox, Яндекс.Диск, Zapier, тайм-трекерами, мессенджерами, соцсетями и многими другими продуктами;
• Облачная и локальная версия с возможностью кастомизации;
• Место в облаке ‒ от 5 ГБ до «неограниченно»;
• Расширение для браузера, мобильное и десктоп-приложение.

Недостатки:

• Сравнительная дороговизна;
• Перегруженный интерфейс;
• Требует ресурсов на внедрение, «допиливание» и обучение пользованию;
• Периодические технические сбои;
• Отсутствует полноценная поддержка.

Стоимость: спецтарифы ‒ 990 руб./мес. (Старт+, 2 чел.), 2990 руб./мес. (CRM+, 6 чел. или Задачи+, 24 чел.), бизнес-тарифы ‒ 5990 руб./мес. (Команда, 50 чел.), 11990 руб./мес. (Компания, неограниченно). На годовую подписку действует скидка 20%. Есть бесплатный тариф с базовым функционалом.

https://www.bitrix24.ru/

Basecamp

Один из первых онлайн-инструментов, предложивших полноценное ведение проектов, совместную работу над задачами и контроль за их выполнением. Разработчиком является одноименная американская компания (прежнее название «37signals»), попутно выпустившая книгу-бестселлер «Remote: Офис не обязателен», рассказывающую о плюсах удалёнки. Программа привлекает простым и понятным интерфейсом, многофункциональностью и доступностью. Вместе с тем она считается недостаточно приспособленной для управления сложными и долговременными проектами, а также для использования крупными компаниями.

Возможности:

• Информативные доски, списки дел, расставление приоритетов, календарь событий;
• Планирование сроков и основных этапов, отслеживание прогресса, тайм-менеджмент, мониторинг активности каждого участника;
• Удобная панель для анонсов и обновлений;
• Встроенный мессенджер, чат-комнаты для быстрого обмена мнениями, передача и совместное редактирование документов;
• Хранение истории всех версий загруженных файлов;
• Аналитика и фирменные отчеты в виде информативных графиков;
• Настройка прав доступа;
• Хорошо документированный REST API;
• Решение Unito для двусторонней синхронизации задач и проектов с другими платформами: JIRA, Trello, Asana, Wrike, GitHub, GitLab, Bitbucket, Zendesk;
• Интеграция с сервисами Google, Slack, Todoist, TMetric, Toggl, Zapier и массой других приложений;
• Облачное хранилище ‒ до 500 ГБ;
• Браузерное расширение, десктопное и мобильное приложения.

Недостатки:

• Не самый дешевый продукт с подобным функционалом;
• Нет инструментов стратегического планирования;
• Бесплатная версия ограничена 3 проектами и емкостью диска 1 ГБ;
• Нет русскоязычной версии.

Стоимость: единственный платный тариф Business ‒ 99$ в месяц без ограничений по числу юзеров и проектов. На годовую подписку действует скидка 15%. Доступен 30-дневный ознакомительный период и бесплатная урезанная версия (до 20 чел.).

https://basecamp.com/

Worksection

Отличный инструмент для project-менеджмента в смешанных командах, где кроме разработчиков и инженеров присутствуют другие специальности, допускающие удаленный режим работы. Его часто выбирают растущие компании, сталкивающиеся с необходимостью упорядочить накопившиеся проекты, систематизировать задачи, улучшить координацию совместных действий и наладить взаимоотношения с клиентами. Привлекает удобным и простым интерфейсом, в котором разберутся даже «чайники».

Возможности:

• Проектное планирование, шаблоны проектов, делегирование и повторы задач, мониторинг прогресса, контроль сроков, списки «горящих» дел, ключевые даты, общие календари;
• Визуализация рабочих процессов с помощью канбан-бордов;
• Подзадачи, вложения файлов, комментарии;
• Разбивка коллектива по группам и подразделениям, распределение ролей, назначение ответственных;
• Управление временем, таймер, применение часовых ставок, подсчет себестоимости проектов/команд, бюджетирование;
• Аналитика и отчетность по дням/задачам/людям, расчет эффективности, контроль загрузки, диаграмма Ганта;
• SSL-шифрование, двухфакторная авторизация, резервное копирование, подключение собственного FTP-сервера;
• Настройка прав доступа и уведомлений;
• Гибкий поиск с фильтрами;
• Хороший CRM-инструментарий;
• Понятное руководство для руководителя и сотрудника;
• Открытый API;
• Интеграция с Google Docs, Google Календарь, Google Drive, Slack, Telegram и другими приложениями;
• Русскоязычный интерфейс;
• Облачное хранилище ‒ до 50 ГБ;
• Отзывчивая техподдержка.

Недостатки:

• Сравнительно высокая стоимость;
• Минималистичный дизайн;
• В бесплатной версии всего 5 участников, 2 проекта, хранилище на 100МБ.

Стоимость: 29$/мес. (тариф Мини, 10 юзеров/проектов/ГБ), 49$/мес. (Базовый, по 20 соответственно), 99$/мес. (Бизнес, по 50+), 199$/мес. (Премиум, более 50 юзеров/неограниченно проектов/от 500 ГБ), договорная цена (Enterprise, без ограничений). Доступен 14-дневный тестовый период и урезанный free-тариф.

https://worksection.com/

Wrikе

Популярный онлайн-сервис 2 в 1, позволяющий полноценно управлять проектами и совместно работать в коллективах любых размеров, как локальных, так и географически распределенных. Wrike поможет оптимизировать рабочие процессы, обеспечить прозрачность, упростить планирование и улучшить командное взаимодействие. Под свои потребности его могут легко адаптировать топ-менеджеры, стратеги, разработчики, дизайнеры, маркетологи, продажники и другие специалисты.

Возможности:

• Отслеживание статусов проектов в реальном времени, параллельное ведение, тайм-трекинг;
• Эффективные шаблоны на все случаи ‒ для классического ведения, для приверженцев agile-методологии, для разбивки масштабных работ на более удобные стадии, другие базовые решения;
• Гибкие настройки панелей задач, дэшборды, online-обновление статусов, расстановка приоритетов, создание подзадач, система комментариев;
• Совместная работа над файлами;
• Управление ресурсами и загрузкой команды, делегирование, прописывание ролей;
• Аналитика, наглядные отчеты, диаграммы Ганта;
• Широкий выбор дополнительных премиум-функций под разные потребности;
• Настройка прав доступа и уведомлений, двухфакторная авторизация;
• Доступ к API;
• Интеграция с привычными инструментами Google, Office 365, Adobe, Active Directory, JIRA, GitHub, Dropbox, Box, OneDrive, Microsoft Teams, Slack, iCal и т.д. (всего более 400);
• Клиенты: веб/десктоп/мобильный.

Недостатки:

• Очень дорогое удовольствие;
• Минималистичный дизайн;
• Периодические проблемы со стабильностью работы.

Стоимость: 9,80$ чел./мес. (Professional, 5-15 юзеров), 24,80$ чел./мес. (Business, 5-200 юзеров), договорная цена (Enterprise, неограниченно). Доступен тестовый период и бесплатный тариф с неплохим функционалом (до 5 юзеров).

https://www.wrike.com/ru/

Мегаплан

Одно из наиболее востребованных решений для управления бизнесом, созданное для российского рынка и стран СНГ. Позиционируется как мощный project-менеджер с возможностью вести CRM. Позволяет управлять проектами и задачами, автоматизировать рабочие процессы и наладить взаимодействие с клиентами.

Возможности:

• Ведение проектов, постановка задач, распределение ролей, контроль выполнения, онлайн-изменение статусов;
• Гибко настраиваемый с помощью набора виджетов рабочий стол, набор базовых шаблонов;
• Статусы дел: избранные, просроченные, приоритетные, завершённые, на паузе, горящие;
• Списки дел на день/неделю, назначение мероприятий, встроенный календарь;
• Визуализация сведений по проектам, задачам, сделкам, клиентам и т.п.;
• Групповой чат, личная переписка и массовые рассылки, вложенные файлы и комментарии, импорт и работа над документами;
• Мониторинг загрузки, анализ продуктивности подразделений/сотрудников, начисление бонусов, сведения по зарплатам и отпускам;
• Подробная отчетность;
• Настройка прав доступа и уведомлений;
• Фильтры для поиска;
• Параллельное и последовательное согласование документов;
• Сведения о расходах/доходах, выставление счетов клиентам;
• CRM-инструментарий;
• Мощный API;
• Интеграция с Active Directory, Битрикс24, Slack, Яндекс.Диск, Google Диск, Dropbox, календарем, мессенджерами, соцсетями и массой других приложений;
• Развертывание в облаке или коробке, доступно мобильное, десктопное и веб-приложение.

Недостатки:

• Нет бесплатного пакета;
• Бывают жалобы на техподдержку;
• Сложности при подключении IP-телефонии.

Стоимость за 1 юзера в месяц для облака ‒ 549/799/999руб. (тарифы Совместная работа+ / CRM: Лайт / CRM: Клиенты и продажи+), договорная цена (CRM: Бизнес). Есть безлимитный тариф. На годовую подписку действует скидка 30%. Цены для коробки ‒ от 45 до 250 тыс. руб. (Совместная работа+, от 10 лицензий до безлимита), от 75 до 350 тыс. руб. (CRM: Клиенты и продажи+, то же), 499 тыс. руб. (CRM: Бизнес, неограниченное число лицензий). Доступен полнофункциональный 14-дневный тестовый период.

https://megaplan.ru/

Заключение

Итак, какая система управления проектами наилучшим образом удовлетворит ваши потребности? Как говорится в пословице: «Пока не попробуешь, не узнаешь!». Практически все приложения предлагают протестировать их бесплатно в течение достаточно длительных периодов ‒ от недели до месяца.
В перспективе ваш бизнес только выиграет, а оптимизация рабочих процессов высвободит драгоценное время на стратегическое планирование. Так что выбирайте, пробуйте, внедряйте, развивайтесь всей командой и грамотно управляйте проектами.