За последнее десятилетие темп жизни и объемы обрабатываемой информации настолько возросли, что удержать все в голове становится невозможно. Многим знакомо то гнетущее чувство, когда напрочь забываешь о чем-то важном. Одно дело, если последствия такого провала в памяти легко поправимы, и другое, если они приводят к срыву судьбоносных сделок, прекращению выгодного сотрудничества, потере друзей, работы или бизнеса. При этом использование листка бумаги для составления списка дел или распорядка дня совершенно неудобно и применимо только к простым ситуациям.

Наиболее оптимальным решением для управления задачами является специализированная программа ‒ таск-трекер. С ее помощью удобно фиксировать гениальные идеи и предстоящие события, разложить по полочкам личные и рабочие дела, контролировать их выполнение и повышать собственную продуктивность. Без хорошего органайзера в наши дни трудно, а самое главное ‒ он должен быть под рукой, чтобы в любой момент можно было свериться с планами. Поэтому лучшие образцы работают на стационарных ПК, ноутбуках, планшетах, смартфонах и даже умных часах.

Среди популярных таск-менеджеров можно выделить Microsoft To Do (преемник Wunderlist), Google Tasks, Any.do, Evernote, но сегодня мы расскажем о собственном выборе. Планировщик задач Todoist впервые был представлен в 2007 году международной компанией Doist, также являющейся разработчиком бизнес-мессенджера Twist. Будучи облачным сервисом, он не ограничен какой-либо платформой, давно вырос из простого списка дел и подходит практически под любые нужды. Десяткам миллионов человек приложение помогает планировать и выполнять проекты – небольшие и крупные, персональные и совместные.

В Todoist фрилансеры создают проекты для работы с конкретными заказчиками, agile-разработчики ‒ для каждого спринта, маркетологи ‒ для проведения рекламных кампаний, преподаватели ‒ для планирования уроков. Среди достоинств сервиса стоит упомянуть отличную локализацию, грамотный перевод на русский язык, приятный минималистичный дизайн и дружественный интерфейс ‒ настолько удобный и простой, что вы точно не запутаетесь в собственных делах, даже очень сложных и многочисленных. Для работы требуется подключение к Интернету. Регистрация займет меньше минуты, а владельцы Google-аккаунта смогут залогиниться моментально.

Преимущества

1. Более простое управление задачами

  • Быстрое и динамическое добавление новых тасков;
  • Умное планирование и применение рекомендованных сроков;
  • Удобный синтаксис при описании задач и составлении поисковых запросов.

2. Впечатляющая гибкость и адаптивность

  • Легкая разбивка сложных проектов и задач на подпроекты и подзадачи;
  • Настраиваемые метки ‒ для группирования задач по срочности, локации, энергозатратности и любым другим признакам;
  • Гибкие фильтры ‒ для быстрого поиска информации в нужном фокусе;
  • Синхронизация в реальном времени на 10+ платформах.

3. Встроенная обратная связь

  • Наглядный мониторинг достижения поставленных целей;
  • Цветные графики личной продуктивности;
  • Карма ‒ уникальная «фишка» Todoist, добавляющая элемент игры в повседневность и выступающая хорошим источником мотивации. Представляет текущий рейтинг пользователя, выражающийся в сумме набранных баллов и соответствующем звании (всего 8 уровней ‒ от Новичка до Гуру). Очки зарабатываются за добавление задач, соблюдение дедлайнов, использование продвинутых функций, накапливание непрерывных серий из достигнутых целей.

Карма

Функциональная структура

Состоит из следующих основных элементов:

Боковое меню навигации

Боковое меню навигации

  1. Входящие (Inbox). По умолчанию сюда добавляются все новые задачи, пока не связанные с определенным проектом. По ситуации легко перетаскиваются в нужный пункт из project-перечня. На тарифе Business предусмотрена вкладка «Входящие для команды» (Team Inbox).
  2. Сегодня (Today). Здесь отображаются все задачи, запланированные на текущий день. Для составления реалистичного плана рекомендуем проверять вкладку с утра.
  3. Предстоящее (Upcoming). Удобный планировщик и полное расписание задач, подлежащих выполнению в ближайшую неделю и на 2 года вперед.
  4. Проекты (Projects). Как правило, подразделяются на Рабочие (Work) и Личные (Personal).
  5. Labels (Метки или Тэги). Вкладка для группирования и отображения схожих задач, независимо от родительского проекта. Метки окрашены в разные цвета и разбиты на 2 группы ‒ для личного и общего (Shared) использования.
  6. Фильтры (Filters). Позволяют фильтровать и отображать task-перечни по ключевым словам, дате создания, сроку выполнения, приоритету, меткам, проектам, исполнителям и т.д.

Верхняя строка меню

  1. Быстрый поиск (Quick find) ‒ самый простой способ оперативно найти нужную информацию в приложении.
  2. Продуктивность (Productivity). Раздел, наглядно демонстрирующий, сколько задач выполнено за день / неделю, какова динамика по достижению целей, на какие проекты затрачено больше всего времени. Здесь же отображается текущая Карма, основанная на гибкой системе начисления баллов и присвоения профессиональных уровней. В настройках можно активировать режим «Отпуск».
  3. Настройки (Settings). Пользовательские установки распределены по вкладкам: Аккаунт, Основные, Подписка, Темы, Карма, Напоминания, Уведомления, Резервные копии, Интеграции.

Основные возможности Todoist

  • Совместная работа над проектами, приглашение / удаление участников, назначение исполнителей, отслеживание прогресса;
  • Создание шаблонов проектов, их экспортирование в виде файлов CSV или веб-ссылок для общего доступа;
  • Разбивка сложных проектов по разделам, например: по типам задач (текст, исследование, дизайн), этапам (исследование, планирование, запуск), периодам (1-я ‒ 2-я ‒ 3-я недели);
  • Систематизация задач с помощью списков «Сегодня», «Предстоящее», расстановки приоритетов (всего 4 уровня: от малозначительного до самого высокого), присваивания цветных меток (@срочно, @важно, @в процессе, @email и т.д.);
  • Простое дублирование одной или нескольких задач, добавление подзадач, комментариев, перечня действий, вложение любых файлов;
  • Визуализация выполнения тасков с помощью зачеркивания и отметки «Сделано». Перенос невыполненных пунктов на будущее методом drag-and-drop;
  • Распределение рабочей нагрузки посредством делегирования задач, настройки уведомлений (push, SMS, email) и общедоступных комментариев;
  • Отслеживание собственной продуктивности за день, неделю и все время при помощи разноцветных графиков (по цветам проектов) и тренда Кармы;
  • Настройка повторяющихся сроков выполнения, автоматических напоминаний по дате, времени или месту;
  • Голосовое управление (поддержка помощников Siri, Google, Alexa) и продуманная система горячих клавиш;
  • Полезный пункт «Добавить в Todoist» в контекстном меню браузера;
  • Форматирование текста (использование стандартных выделений и эмодзи);
  • Импорт / экспорт, автоматическое резервное копирование и восстановление данных;
  • Мощная функция поиска, гибкая фильтрация списков;
  • Права администратора: отслеживание счетов, управление аккаунтами и общим доступом;
  • Защита информации: SSL-шифрование данных по банковским стандартам;
  • Документированный публичный API для самостоятельных интеграций;
  • Автоматизация повторяющихся процессов с помощью сервисов Zapier, Microsoft Power Automate, IFTTT, TaskClone, Apiant, Automate.io, Integromat, Pleexy;
  • Использование «метода помидора» (разбивка рабочего дня на равномерные циклы с регулярными перерывами, обычно 25 минут работы и 5 минут отдыха) за счет интеграции с Flat Tomato и PomoDone;
  • Интеграция с Google Календарем, Slack, Twist, Flock, Gmail, MS Outlook, Dropbox, Google Диск, TimeDoctor, TMetric, Toggl и другими сервисами (всего более 45);
  • Автосинхронизация данных между всеми устройствами с помощью приложений для Windows, mac OS, Android, iOS, Windows Phone, Apple Watch, Android Wear, веб-браузеров Google Chrome, Safari, Firefox, Opera, Edge;
  • Поддерживается русский, английский и еще 15 языков;
  • Вспомогательные ресурсы: удобный гид по началу работы для администраторов и обычных пользователей, шаблоны проектов для разных областей деятельности, популярные техники повышения продуктивности, справочный центр, блог с подсказками и последними новостями.

Стоимость

Предлагаются тарифные планы Free, Premium и Business. Доступно пробное тестирование платных версий в течение 30 дней. Предоставляются скидки для НКО, учебных и общественных организаций.

Условия бесплатного тарифа (для начинающих):

  • Не более 80 проектов (не считая заархивированных);
  • До 5 участников в каждом проекте.

Условия премиального тарифа (для профессионалов):

  • Стоимость ‒ 229/299 руб. за пользователя в месяц при годовой/помесячной оплате;
  • До 300 проектов и 25 участников в каждом;
  • Пользование напоминаниями, комментариями, метками, загрузкой файлов, фильтрами, трендами продуктивности.

Условия бизнес-тарифа (для команд):

  • Стоимость ‒ 329/399 руб. за пользователя в месяц при годовой/помесячной оплате;
  • До 500 проектов и 50 участников в каждом;
  • Вкладка «Входящие для команды»;
  • Весь функционал, включая назначение ролей (администратор, участники), счета команды;
  • Приоритетная техподдержка.

Недостатки:

  • Все тарифные планы лимитированы по проектам и участникам;
  • Бесплатная версия очень ограничена по функционалу.

Заключение

Можно смело утверждать, что разработчикам Todoist удалось создать интересный и универсальный продукт. С одной стороны, сервис достаточно удобен для рядовых обывателей, ведущих простые списки дел, с другой, он предлагает продвинутый функционал для профессионалов и команд, например, совместную работу, комментирование, файлообмен, автоматизацию рутинных процессов, отличные интеграционные возможности.

Благодаря интуитивно понятному интерфейсу, лаконичному дизайну и геймифицированной мотивации, Todoist находится вне конкуренции. К приложению не нужно привыкать и подстраиваться, уже с первых минут знакомства не покидает ощущение, будто пользуешься им давно. Бесконечные task-перечни теперь не пугают, а наоборот вдохновляют!