Основанный в 1999 году китайский холдинг Alibaba Group сегодня является крупнейшей в мире компанией на рынке электронной коммерции и второй по стоимости после Google. Не считая других быстрорастущих направлений, он владеет известнейшей B2B интернет-площадкой для среднего и малого бизнеса Alibaba.com и ориентированным на зарубежную аудиторию онлайн-гипермаркетом Aliexpress.com.

За время своего становления азиатский гигант неоднократно сталкивался с такими серьезными вызовами, как эпидемии атипичной пневмонии, птичьего гриппа и другими опасными болезнями XXI века. В сложившихся условиях наиболее эффективным инструментом стал грамотно спланированный переход на режим работы home-office.

Внедрение такой формы организации труда был вызван не столько страхом перед эпидемиями, сколько традиционным уважением к оказавшемуся в группе риска старшему поколению, а также бережным отношением к здоровью сотрудников и их родственников. Как показало время, сотрудники компании не приравняли удаленную работу к вынужденному отдыху и воспользовались открывшейся возможностью, чтобы продемонстрировать еще большее рвение.

В истории холдинга переломным временем, во многом определившим дальнейший стремительный рост, явился 2003 год. С его началом в регионе разразилась эпидемия атипичной пневмонии, из-за которой множество людей были вынуждены с января по июнь оставаться на домашнем карантине. Чтобы решить назревшую проблему по доставке необходимых товаров на дом, компанией был открыт ныне широко известный интернет-магазин Taobao.com. Наряду с этим основатель Alibaba Group Джеком Ма принял решение об отправке более 400 сотрудников на дистанционную работу из дома.

Своевременно принятые меры внесли ощутимый вклад в победу над эпидемией, а также выявили другую положительную сторону ‒ работники больше времени проводили в кругу близких, что благоприятно отражалось на результатах труда. Так, во время карантинных мероприятий даже служба поддержки находилась на удалёнке, однако среди пользователей не нашлось тех, кто обнаружил бы ухудшение качества ее работы. После успешного подавления эпидемии Джек Ма учредил корпоративный праздник Ali Day, приурочив его к 10 мая ‒ дню запуска торговой площадки Taobao. Уведомляя об этом своих сотрудников, он написал ставшую пророческой фразу: «Невзгоды — необходимый ингредиент для появления великих людей и компаний». С тех пор ежегодное празднование проходит в штаб-квартире Alibaba в Ханчжоу. В этот день сам основатель чествует своих работников и их семьи, а центральным событием становится массовая свадебная церемония.

После вспышки в Китае коронавирусной инфекции COVID-19 международный персонал офисов Alibaba по всему миру уже с января 2020 года вновь переключился на режим home-office. Наша страна не стала исключением, в середине марта работники AliExpress Russia, за исключением обеспечивающих бесперебойность деятельности фирмы, перешли на удаленную работу из дома.

Учитывая актуальность в нынешних условиях такой формы организации труда, считаем целесообразным поделиться богатым опытом наших российских и китайских коллег.

Особенности построения дистанционной работы

  1. Все процессы по обмену информацией, постановке задач и контролю за их выполнением, согласованию документов и прочим аспектам повседневной деятельности осуществляются при помощи единого портала Alilang ‒ интегрированного программного обеспечения собственной разработки, включающего сетевой доступ, VPN-соединение, аудио-и видеоконференцсвязь.
  2. Все работники и заинтересованные в сотрудничестве партнеры пользуются корпоративным мессенджером DingTalk ‒ удобным приложением для смартфона и десктопа. В нем предусмотрен доступ ко всей документации компании, есть контактная информация обо всех сотрудниках, личный кабинет, доска объявлений, инструменты постановки и трекинга задач, отображается история переписки и уведомления о прочтении, имеются обычные и секретные чаты, система групповых видео- и аудио-конференций, функции обмена и хранения файлов, автоматизированного составления отчетов, визирования внутренних документов и другой полезный функционал.
  3. В целях соблюдения трудового режима и обозначения направлений работы на день вперёд в структурных подразделениях ежедневно проводятся утренние онлайн-совещания (stand-up встречи), во время которых ставятся конкретные задачи с назначением ответственных исполнителей. Подобные встречи проходят и среди топ-менеджеров в присутствии высшего должностного лица компании.
  4. Для поддержания единого информационного фона по окончании рабочего дня сотрудники отправляют своим непосредственным руководителям короткие отчеты о проделанной работе.
  5. В целях проверки общей работоспособности HR-менеджер каждое утро рассылает формализованный опросный лист (health check in), заполняя который, сотрудники сообщают о состоянии здоровья и планах поездок на день.
  6. Общую ситуацию контролирует временный оперативный штаб, в состав которого входят представители HR, IT-поддержки и АХО. На него возложено осуществление технического аудита всех сервисов и удаленных соединений, а также круглосуточной информационной поддержки персонала вне зависимости от часового пояса.
  7. На периодической основе через DingTalk для всех сотрудников транслируются важнейшие собрания и выступления высшего руководства. При этом отменяется их участие в офлайн-конференциях, но в случае необходимости можно воспользоваться видео- или аудиосвязью.
  8. Работникам, которым по уважительным причинам необходимо посетить офис, предоставляется бесплатное такси, медицинские маски и антибактериальные средства.
  9. Для повышения эффективности контроля дистанционной работы и оказания содействия руководящему составу на каждый отдел выделяется по одному ответственному HR-менеджеру. В их задачи входит помощь в организации утренних встреч, напоминание о необходимости заполнения health check in и отправке ежедневных отчетов, выполнение иных вспомогательных функций в зависимости от конкретной ситуации.
  10. Последней, но не менее важной составляющей успеха, является регулярное проведение в режиме видеоконференции различных тренингов, коллективных медитаций, мотивационных челленджей и семейных выступлений. Подобные мероприятия самым благотворным образом сказываются на сплочении команды и укреплении ее духа.

Мы выражаем искреннюю надежду, что общими усилиями кризисную ситуацию и пандемию в ближайшее время удастся преодолеть. В первый же рабочий день после официального окончания в Китае эпидемии птичьего гриппа в головной офис были приглашены все сотрудники вместе с их семьями. Родственников познакомили с работой Alibaba Group, сердечно поблагодарили за понимание и поддержку в нелегкое для всех время. В российских компаниях тоже можно внедрить эту светлую традицию и организовать family day сразу после победы над вирусом.