Пошаговый план перевода офиса на работу в удаленном режиме

Пошаговый план перевода офиса на работу в удаленном режиме

Последнее время поступает все больше просьб рассказать о том, как перевести офис на режим удаленной работы. Многие работодатели не понимают, каким образом это сделать, если ранее весь штат находился в офисе полный рабочий день.

Обычно тема освещается на платных тренингах или курсах. Однако данная информация поможет улучшить отношение людей к удаленной работе. Именно поэтому было принято решение кратко изложить основные этапы процесса переведения коллектива на дистанционный режим.

Я не планирую перечислить все преимущества и недостатки удаленной работы, ее типы, тонкости набора персонала и дальнейшие перспективы. Я не навязываю вам свое мнение. Вся изложенная ниже информация основана на опыте огромного количества руководителей, которые переводили своих сотрудников на удаленный режим работы.

Вся информация будет исключительно по существу.

Давайте представим, что вы имеете свою офисную компанию. Общение между сотрудниками происходит лично или посредством электронной почты. Сотрудники, переведенные на надомную работу, будут находиться в разных местах.

Как добиться сохранения эффективности?

1. Решение вопросов удаленного администрирования.

В первую очередь необходимо отдать приказ IT-службе компании о необходимости установки на ноутбуки или компьютеры персонала программы teamviewer или ее аналога, а также VPN. Не все сотрудники способны сделать это самостоятельно. Необходимо помочь им с этим в удаленном режиме.

Если персонал имеет рабочие ноутбуки, то сотрудники IT-отдела без труда справятся с этой задачей. При использовании персональных компьютеров, необходимо обдумать, каким образом организовать процесс работы. Использование VPN может понадобиться во время решения проблем с безопасностью.

2. Решение проблем с железом у сотрудников.
Обычно это означает необходимость приобретения гарнитуры из микрофона и наушников, а также проверки их работоспособности. Можно выдать сотрудникам список моделей на выбор и оплатить их затраты. Наиболее частой проблемой является плохое качество звука во время разговора. Устраняется она очень просто.

3. Решение проблем с интернетом.
Еще одной причиной плохой связи является низкое качество интернета, если сотрудник находится не дома. Решить ее можно издав приказ об обязательности выхода в интернет исключительно из дома. Следует отметить, что не допускается использование мобильного интернета, Wi-Fi в гостиницах или кафе и так далее. Соблюдение данного приказа необходимо контролировать.

Работа в удаленном режиме стоит на двух основных китах: инструментах и психологии. Возможность дистанционной работы появилась лишь благодаря использованию конкретных инструментов. Прежде всего это технологическая история. Как автомобиль не способен ехать без топлива, так и удаленная работа не будет продуктивной без основного минимума критичных элементов.

Психологические моменты также оказывают свое влияние. Не буду подробно разбирать их в данной статье. Они, словно внутреннее убранство машины, оказывают влияние на общее впечатление и комфорт. Обычно они проявляют себя через время, а в этой ситуации необходимо организовать процесс максимально оперативно.

На успешность осуществления работы в удаленном режиме влияет наличие всего требуемого программного обеспечения. Следует определить минимум необходимых программ, без которого невозможна полноценная удаленная работа. Сотрудники IT-отдела должны проверить, чтобы все работники имели к нему доступ.

Без использования, перечисленного выше минимума, работа компании в удаленном режиме не будет полноценной.

4. Создание чата для всех сотрудников.
Telegram удобно использовать при очень маленьком количестве сотрудников. Рекомендую пользоваться Microsoft Teams и Slack. Если команда небольшая подойдет Discord.

5. Установка софта для видеозвонков.
Необходимо установить 2-3 программы, чтобы сотрудники имели возможность выбора. Это могут быть Skype, Hangouts и Zoom. Вполне достаточно бесплатных версий программ.

6. Наличие календаря у каждого сотрудника.
Сотрудники обязаны вписывать предстоящие встречи в календарь. В Office 365 или Google Suite можно создать общий календарь для всех сотрудников. При отсутствии календаря, люди могут забыть о предстоящих встречах.

7. Создание облака с документами или wiki.
Документы не должны храниться на личных компьютерах работников. Для этого можно использовать Office 365, Google Docs или нечто подобное. Это позволяет при необходимости созвониться и вместе редактировать определенный документ. В дистанционной работе эта возможность удобна и важна.

8. Использование почты.
Ее назначение — контроль доступов без их раздачи на личные участки. В других случаях электронную почту обычно не используют.

Остальные пункты относятся к опциональному софту. Наиболее полезными можно назвать графические редакторы вроде Figma или Miro, а также таск-трекеры. Однако они не являются необходимыми и можно легко обойтись без них.

9. Определение списка работников, переводимых на удаленный режим работы.
Можно перевести на надомную работу только часть офиса. Необходимо проверить, чтобы обе группы сотрудников имели доступ к одинаковому набору инструментов. Это касается и доступа к переговоркам.

10. Документальное оформление.
При этом необходимо учесть специфику компании и законодательные требования трудового кодекса России относительно дистанционной работы.

11. Заведение сотрудниками учетных записей во всех системах и заполнение основной информации о себе.

12. Проведение обучения и ознакомление со спецификой работы в дистанционном режиме.
По его окончанию рекомендуется провести тестирование сотрудников на знание основных моментов.

Принципы работы
Важно не только организовать процесс с использованием всех инструментов, но и обеспечить их правильное применение.

1. Соблюдение часов присутствия на рабочем месте.
Сотрудники должны соблюдать рабочее время. Оно должно быть единым для всех. Дистанционная работа не дает возможности офисным сотрудникам работать в любое удобное для них время. Если сотруднику необходим отдельный график, он обязан предупредить об этом своего руководителя.

2. Контроль присутствия сотрудников.
Для этого необходимо ставить задачи, задавать вопросы. Если вы будете только контролировать присутствие сотрудников возле компьютера, то они будут лишь создавать видимость своей работы. В итоге не будет никаких результатов.

3. Чат является основным связующим элементом.
Чат не требует моментального ответа, поскольку это может навредить продуктивности работы. Его используют для принятия решений по простым вопросам, закрепления договоренностей и назначения встреч. Его не используют для решения сложных вопросов.

В чате присутствует весь коллектив компании. В личной переписке не стоит решать вопросы, которые касаются всей компании. Делать это следует в общем чате.

Сотрудники должны указать свои подлинные фамилии и имена, а также загрузить аватарки с реальным фото. В данных следует указать телефон и e-mail. Такой чат представляет собой подобие справочника с контактами сотрудников, доступного всем работникам компании.

4. Использование видеозвонков в качестве главного варианта решения вопросов.
Он является альтернативой реальной встрече. Если один из участников чата думает, что вопрос следует решить звонком, остальные не имеют права требовать проведения общения по нему в чате.

Звонок осуществляются не сразу же при появлении необходимости в нем, а вносятся в календарь. При большом количестве участников разговора рекомендуется провести голосование в общем чате о времени его осуществления.

Все договоренности фиксируют в чате после окончания звонка.

Необходимо проводить общие видеозвонки со всеми сотрудниками и личные разговоры с наиболее важными сотрудниками. Частоту их проведения определяют индивидуально. Рекомендуется проводить видеозвонки не реже 1 раза в 7 дней. В некоторых случаях они могут осуществляться ежедневно. Все предстоящие звонки заносят в календарь.

Человек, работающий на дому, не должен отвлекаться в процессе работы на личные дела. Необходимо обязательно объяснить это своей семье.

Вот мы и ознакомились с основами организации удаленной работы. Сам старт дистанционной работы очень прост.

Вопросы, которые будут возникать у сотрудников в первое время, можно решить с помощью организации канала помощи в чате или видео-ответов на часто задаваемые вопросы (FAQ).

Теперь вы готовы к удаленному режиму работы!

Статьи по теме